Pour déterminer le bénéfice imposable d’une entreprise, l’administration fiscale se base sur les documents probants produits par l’entreprise. Le Code des impôts sur les revenus ne définit pas ce qu’est une comptabilité probante.
Il parle seulement de « tous les livres et documents nécessaires à la détermination des revenus imposables » ou de « documents probants ». Il n’est donc pas requis pour qu’une comptabilité soit considérée comme probante qu’elle réponde à toutes les exigences de la législation sur la comptabilité. L’administration considère qu’une comptabilité doit être admise lorsque trois conditions sont réunies :
- les livres et documents forment un ensemble cohérent permettant de déterminer avec précision les revenus imposables ;
- toutes les écritures sont appuyées de pièces justificatives ;
- les chiffres comptabilisés correspondent à la réalité.
Comme l’a rappelé la Cour d’appel de Mons (arrêt du 3 octobre 2003), le rejet de la comptabilité doit se fonder exclusivement sur ces trois éléments et non sur le seul fait qu’une marge bénéficiaire est moindre que celle de contribuables analogues. La Cour d’appel de Bruxelles (arrêt du 15 février 2006) a précisé également que ni le Code des impôts sur les revenus, ni la loi comptable n’imposaient formellement à un contribuable d’avoir une caisse enregistreuse, notamment si le prix de chaque vente était très modique.
La comptabilité « appropriée » exigée par les normes comptables peut, dans le cas de contribuables réalisant leur chiffre d’affaires tant au comptoir que sur la voie publique, être réduite au livre journalier des recettes. Si la comptabilité ne doit pas être conforme aux prescriptions de la loi sur la comptabilité, elle doit cependant présenter les mêmes garanties d’exactitude qu’une comptabilité tenue suivant ces prescriptions. Un autre grand principe reconnu par l’administration est que, sur le plan fiscal, les lacunes ou irrégularités constatées dans une comptabilité ne lui feront perdre son caractère probant que si elles peuvent avoir une incidence directe ou indirecte sur le montant des revenus imposables.